Créer un conseil de famille

La création d'un conseil des familles ne se limite pas à l'organisation de réunions. Il s'agit de créer une voix collective et utile pour les familles et les amis des résidents des foyers de soins de longue durée. Un conseil offre un soutien par les pairs, une formation, une défense des intérêts et une meilleure communication avec le personnel et la direction du foyer.

Contribuer à créer une communauté où les familles sont informées, impliquées et capables d'influencer la qualité de vie de leur proche. Souvent, cela permet d'améliorer non seulement l'expérience du résident, mais aussi celle des autres résidents, de leurs familles et du personnel de la maison de retraite.
En faisant le premier pas, vous créez un groupe qui peut apporter de réels changements, qu'il s'agisse de promenades plus sûres, de menus actualisés, d'activités plus intéressantes ou d'une meilleure communication.

Étape 1

Se préparer : Réflexion et recherche préliminaires

Cette étape vous permet de vous lancer avec clarté, détermination et confiance.

Avant de convoquer une réunion, prenez le temps de réfléchir et de vous préparer.

• Réfléchissez : Pourquoi voulons-nous créer un conseil ? Quelle différence cela fera-t-il ?
• Passez en revue les informations clés : Lisez la page 101 des Conseils de famille et la FAQ pour connaître le contexte.
• Explorez : Ce que dit la législation (anciennement Loi de 2007 sur les foyers de soins de longue durée, actuellement Loi de 2021 sur la réforme des soins de longue durée) au sujet des conseils, du rôle d'un assistant du personnel et des responsabilités du foyer.
• Notez vos objectifs à court et à long terme : par exemple, "Organiser des réunions mensuelles", "Recruter au moins 10 familles", "Donner son avis sur les menus des repas", "Lancer un bulletin d'information".
• Recueillez des informations sur le foyer : Combien de résidents ? Quel est l'engagement actuel des familles ? Qui pourrait vous soutenir ?

Étape 3

S'entretenir avec les dirigeants du foyer

Cette étape permet d'instaurer un climat de confiance, de légitimer votre initiative et de répondre aux attentes de la législation.

• Organisez une réunion avec l'administrateur (ou le directeur des soins) et demandez si un assistant du personnel a été désigné pour assurer la liaison avec votre conseil(conformément à la loi).
• Discutez de la manière dont le foyer peut soutenir votre équipe de planification : aide à la communication avec les familles, mise à disposition d'un espace de réunion, partage de listes de contacts (dans le respect de la vie privée), impression de documents.
• Clarifiez les attentes : la fréquence à laquelle le foyer informera le conseil, la procédure à suivre pour les recommandations du conseil, la manière dont la confidentialité et l'indépendance seront soutenues.
• Insistez sur un rôle positif : votre conseil est un partenaire dans l'amélioration de l'expérience des résidents, et non un adversaire.

Étape 5

Organiser une réunion d'introduction

Cette réunion est le point de départ de l'identité, de l'énergie et des membres de votre Conseil.

• Choisissez un moment opportun et un lieu accessible (salle de réunion du foyer, centre communautaire, en ligne).
• Invitez toutes les familles et tous les amis des résidents : envoyez des invitations, affichez des avis, demandez au foyer de les distribuer.
• Ordre du jour suggéré :
  • Accueil et présentations
  • Brève présentation : Qu'est-ce qu'un conseil de famille ? Pourquoi c'est important ? (Utilisez la vidéo d'introduction du FCO Ensemble, nous pouvons faire de grandes choses !)
  • Conférencier invité : Administrateur ou intervenant extérieur sur un sujet pertinent pour les familles (soins aux personnes atteintes de démence, visites, droits des résidents).
  • Enquête sur les intérêts communs : Quelles sont les questions qui préoccupent les familles ? Quelles sont les heures de réunion qui conviennent ? Coordonnées des personnes à contacter.
  • Prochaines étapes : expliquer la composition de l'équipe de planification, proposer la date de la prochaine réunion, demander des volontaires.
• Fournir des documents imprimés : Fiche d'information sur le rôle de l'assistant du personnel ; Fiche d'information sur les conseils de famille et le vieillissement de la population ; Loi sur les foyers de soins de longue durée et les conseils de famille.
• Créez une atmosphère accueillante : rafraîchissements, badges, signalisation claire, supports accessibles.

Étape 7

Soutenir votre Conseil : Croissance, engagement et impact

Un conseil prospère devient une partie intégrante et respectée de l'environnement du foyer. Non seulement pour les familles, mais aussi pour les résidents et le personnel.

• Organiser des réunions régulières (mensuelles ou trimestrielles) avec un ordre du jour cohérent et une communication aux membres.
• Développez votre mission, vos objectifs, votre mandat et votre code de conduite de manière formelle - revoyez-les chaque année.
• Procéder à une auto-évaluation après 6 à 9 mois : qu'est-ce qui fonctionne ? Qu'est-ce qui doit être amélioré ?
• Assurez le suivi de vos activités et de leurs résultats : conférenciers invités, ateliers, nombre de participants, questions soulevées, recommandations faites au foyer.
• Encouragez une large participation : familles de plusieurs résidents, milieux différents, amis et anciennes familles.
• Établissez des relations positives avec le personnel : invitez les responsables du foyer à s'exprimer, à collaborer à des projets, à partager des expériences réussies.
• Utiliser les moyens de communication : bulletins d'information, affiches, mises à jour par courrier électronique, pour tenir les familles informées et impliquées.
• Célébrer les étapes importantes : reconnaître les membres, partager les réalisations, organiser de petits événements sociaux.